PasteTool
Textvorlagen mit Pflichtfeldern, Varianten und automatischer Anrede — Kopieren erst wenn alles ausgefüllt ist. Für Verwaltung, Kanzleien, Praxen und Vertrieb.
ca. 63 MB · ZIP-Archiv
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Private Nutzung kostenlos.
Organisationen bis 10 Beschäftigte: dauerhaft kostenfrei.
Ab 11 Beschäftigte: 30 Tage Testnutzung, danach kostenpflichtige Lizenz erforderlich.
PasteTool ist eine Textbaustein-Software für wiederkehrende E-Mails und Schreiben. Vorlagen enthalten ausfüllbare Platzhalter, Pflichtfelder und Varianten. So entsteht aus einer gemeinsamen Vorlage ein vollständiger Text für den jeweiligen Vorgang — zum Beispiel eine Eingangsbestätigung mit Aktenzeichen oder eine Unterlagenanforderung mit Frist.
Textbausteine ohne vergessene Pflichtfelder
Wie es funktioniert
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1
Vorlage auswählen
Aus Kategorien oder Favoriten die passende Vorlage auswählen — per Suche oder nach Kategorie filterbar.
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2
Anrede festlegen
Auswählen, ob mit oder ohne Anrede — bei „mit Anrede" wird die Anredezeile automatisch generiert.
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3
Variante wählen
Falls mehrere Varianten vorhanden: passende auswählen (z.B. Förmlich / Kurz, intern / extern — frei konfigurierbar).
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4
Pflichtfelder ausfüllen
Falls die Vorlage Platzhalter enthält: alle Pflichtfelder ausfüllen — kein Feld kann übersprungen werden.
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5
Kopieren & einfügen
Fertigen Text kopieren und direkt in das E-Mail-Programm einfügen.
Vorschau
Funktionen
- Globale Felder für Anrede & Name: Einmal eingeben — die Anredezeile („Sehr geehrter Herr Meier,") wird automatisch in jede Vorlage eingesetzt
- Varianten pro Vorlage: Jede Vorlage hat mehrere Tonvarianten (z.B. „Förmlich" / „Kurz") — passend zur Situation wählen, ohne separate Vorlagen anzulegen
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Pflichtfelder: Kopieren ist erst möglich, wenn alle mit
{{FELD:required}}markierten Felder ausgefüllt sind — optionale Felder können leer bleiben - Feldtypen: Freitext, Datum (mit Kalender) und Auswahllisten (z.B. Anrede: Herr / Frau) — je nach Bedarf
- Kategorien, Favoriten & Farben: Vorlagen in Kategorien organisiert (z.B. Verwaltung, Recht, Gesundheit), als Favorit markierbar und farbig gekennzeichnet
- Live-Vorschau: Der fertige Text wird beim Eingeben in Echtzeit angezeigt — vor dem Kopieren sieht man genau das Ergebnis
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Teamtauglich: Konfiguration als
.pastetool-Datei speichern und im Team verteilen — oder zentral im Netz ablegen, sodass alle Nutzer immer auf denselben aktuellen Stand zugreifen - Portabel: läuft ohne Installation, kein Admin-Recht, keine Abhängigkeiten
Einsatzbereiche
🏛️ Verwaltung
Eingangsbestätigungen, fehlende Unterlagen anfordern, Terminhinweise.
⚕️ Gesundheit
Terminbestätigungen für Praxen, Hinweise zu Laborbefunden.
⚖️ Recht & Kanzlei
Mandatseingang bestätigen, Fristverlängerungen beantragen.
📦 Vertrieb
Angebote nachfassen, Lieferverzögerungen kommunizieren.
🔄 Allgemein
Zwischenmitteilungen, Besuchshinweise, interne Statusmeldungen.
👥 Teams
Einheitliche Texte per geteilter .pastetool-Datei für alle Kollegen.